Gestione documentale

Se hai bisogno di organizzare e conservare i documenti del tuo studio e dei tuoi clienti in un’unica soluzione, Gestione Documentale è il software per te.

Con Gestione Documentale puoi archiviare e consultare i documenti, gestendo l’intero processo di conservazione rispettando pienamente la normativa.

 

Con Gestione Documentale puoi:

  • Archiviare i documenti: i documenti emessi dalle applicazioni Sistemi sono archiviati automaticamente nella Gestione Documentale e puoi consultarli direttamente dalle applicazioni. Puoi acquisire i documenti esterni attraverso file system oppure tramite uno scanner collegato sia in modalità singola sia in modalità massiva mediante lettura del codice a barre.
  • Gestione dei fascicoli: i documenti archiviati sono organizzati in fascicoli o dossier virtuali, strutturati in cartelle e in sottocartelle. Dal modulo Gestione Fascicoli, puoi creare nuovi documenti (testo, fogli di calcolo o presentazioni). Puoi acquisire i documenti presenti nel fascicolo tramite lo scanner oppure da file system con un semplice drag & drop, trascinando nel fascicolo i singoli documenti o un’intera cartella.
  • Distribuzione dei documenti: puoi inviare attraverso le e-mail i documenti archiviati in modalità massiva a clienti, dipendenti o altri soggetti. Per ogni soggetto puoi configurare i documenti da inviare, gli indirizzi di spedizione, l’oggetto e il testo dell’e-mail. Il servizio DOCUMENTI/web ti consente di pubblicare su Internet in un’area riservata e profilata i documenti archiviati, al posto dell’invio della e-mail. Puoi, infine, notificare ai destinatari che la pubblicazione è avvenuta.
  • Gestire il processo di firma grafometrica: grazie ad un apposito tablet puoi apporre la firma autografa sui documenti. La soluzione gestisce la Firma Elettronica Semplice e risponde all’esigenza di avere sempre a disposizione il documento firmato da archiviare e conservare senza stampare nulla. La soluzione può essere implementata per la Firma Elettronica Avanzata.
  • Gestire la Conservazione Digitale: con PROFIS/Gestione Documentale gestisci l’intero ciclo di conservazione: procedure automatiche e guidate ti permettono di selezionare facilmente i documenti da conservare, apporre in modo massivo la firma digitale sui documenti, generare il pacchetto di versamento e chiudere la procedura di conservazione con la marca temporale e la firma del responsabile della conservazione. La conservazione digitale può essere effettuata in sede o può essere delegata a un soggetto esterno, al quale affidare l’intero processo di conservazione, incluso il ruolo di responsabile della conservazione.

Integrazioni 
La Gestione Documentale si integra con tutte le soluzioni Sistemi, caratterizzandosi per la semplicità di attivazione e di gestione dei documenti:

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