Gestire le trasferte e le note spese è un’attività semplice e facile se utilizzi gli strumenti giusti.
Con JOB/Risorse la gestione delle trasferte e note spese è facile e sicura.
Da oggi, con JOB/Risorse, digitalizzi il processo di inserimento, gestione e verifica delle note spese rendendolo più semplice e sicuro in tre passaggi:
1. la risorsa inserisce la propria nota spese
2. la nota spese segue il work flow approvativo previsto
3. l’ufficio HR effettua eventuali verifiche e valida il passaggio alle paghe degli importi da rimborsare.
La risorsa, dal Portale web self service:
- inserisce la nota spese già tipizzata in base alla trasferta effettuata
- alimenta le righe di rimborso allegando i documenti giustificativi
- crea la nota spese collegandola ad una trasferta oppure indipendentemente dalla stessa
- invia la nota spese in approvazione al proprio responsabile e, all’ufficio HR in base al work flow approvativo definito dall’azienda.
L’ufficio HR:
- definisce le regole di valorizzazione delle singole voci di spesa in base ai propri criteri aziendali, ad esempio può definire che l’importo rimborsabile per una singola spesa vari in funzione della qualifica della risorsa o della località in cui la trasferta, se collegata, è stata effettuata
- Può rendere obbligatorio in relazione al caricamento delle righe di spesa l’inserimento del giustificativo
- Verifica le spese effettuate dai dipendenti grazie all’esportazione su Excel e alla possibilità di effettuare raggruppamenti per tipologie di spesa o altri criteri.
E a tutto il resto pensa JOB/Risorse che :
- Segnala con specifici alert eventuali irregolarità nella compilazione delle singole righe della nota spese
- Invia i dati alle paghe suddividendo le voci di rimborso in base al corretto trattamento fiscale
- e tanto altro ancora.