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Gestione Documentale

Organizzare e conservare i documenti in un’unica soluzione.
Gestione Documentale è la soluzione completa ed integrata di Sistemi per gli Studi e le Aziende che sanno riconoscere nella corretta gestione dei documenti un vantaggio competitivo in termini di efficienza, tempestività e minori costi.
Con Gestione Documentale è possibile archiviare e consultare i documenti in modo facile e immediato e gestire l’intero processo di conservazione, con la garanzia del pieno rispetto della normativa.

Gestione Documentale è la soluzione completa ed integrata di Sistemi per gli Studi e le Aziende che sanno riconoscere nella corretta gestione dei documenti un vantaggio competitivo in termini di efficienza, tempestività e minori costi.Con Gestione Documentale è possibile archiviare e consultare i documenti in modo facile e immediato e gestire l’intero processo di conservazione, con la garanzia del pieno rispetto della normativa.

 

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Archiviazione Documenti
I documenti emessi dalle applicazioni Sistemi sono archiviati automaticamente nella Gestione Documentale e consultati direttamente dalle applicazioni. I documenti esterni possono essere acquisiti da file system oppure tramite uno scanner collegato sia in modalità singola sia in modalità massiva mediante lettura del codice a barre. Funzioni di ricerche avanzate e viste personalizzate permettono di visualizzare i documenti archiviati e i relativi documenti correlati (ad esempio, dal modello F24 si accede alle relative ricevute di presentazione e di pagamento).

 

Gestione Fascicoli
Il modulo consente di organizzare i documenti archiviati in fascicoli o dossier virtuali, strutturandoli in cartelle e sottocartelle. Dalla Gestione Fascicoli è possibile creare nuovi documenti (testo, fogli di calcolo o presentazioni), partendo da un modello personalizzato o visualizzare documenti già archiviati, sulla base di regole di visualizzazione predefinite. I documenti presenti nel fascicolo possono essere inoltre acquisiti da scanner oppure importati da file system con un semplice drag & drop, trascinando nel fascicolo i singoli documenti o un’intera cartella.

 

Distribuzione Documenti
I documenti archiviati in Gestione Documentale possono essere inviati in modalità massiva, tramite e-mail a clienti, dipendenti o altri soggetti. Per ciascun soggetto è possibile configurare i documenti da inviare, gli indirizzi di spedizione, l’oggetto e il testo della e-mail. Il servizio DOCUMENTI/web consente, in alternativa all’invio per e-mail, di pubblicare su Internet in un’area riservata e profilata i documenti archiviati, notificando ai destinatari l’avvenuta pubblicazione.

 

Firma Grafometrica
La soluzione consente di gestire il processo di firma dei documenti,  mediante apposizione della firma autografa su un apposito tablet. La soluzione gestisce la Firma Elettronica Semplice  e risponde all’esigenza di disporre del documento firmato da archiviare ed eventualmente conservare senza transitare dalla carta. La soluzione è implementabile per la Firma Elettronica Avanzata.

 

Conservazione Digitale
La soluzione gestisce l’intero ciclo di conservazione, supportando il professionista durante tutte le fasi del processo. Procedure automatiche e guidate permettono di selezionare facilmente i documenti da conservare, apporre in modo massivo la firma digitale sui documenti, generare il pacchetto di versamento e chiudere la procedura di conservazione con la marca temporale e la firma del responsabile della conservazione. La conservazione digitale può essere effettuata in sede ovvero delegata a un soggetto esterno, al quale affidare l’intero processo di conservazione, incluso il ruolo di responsabile della conservazione.

 

Integrazioni
La Gestione Documentale si integra con tutte le soluzioni Sistemi, caratterizzandosi per la semplicità di attivazione e di gestione dei documenti.